למה שמשרד עורכי דין יזדקק למערכת CRM?
אנחנו רגילים לחשוב על מערכת CRM כתוכנה שמשויכת יותר לעולמות ההייטק והטכנולוגיה. עם זאת, ממשק ממוחשב ומסודר שמאפשר לנו לקלוט פניות חדשות ולנהל את הפניות הקיימות הוא יותר ממצרך חשוב ויקר ערך עבור משרדי עריכת דין גדולים וקטנים כאחד. במאמר הבא מרוכזים כמה מן היתרונות החשובים ביותר שמשרדי עורכי דין צריכים לקחת בחשבון בעת השיקול לרכוש מערכת ניהול לקוחות מקצועית.
קודם כל מה זה CRM?
CRM בכללותו הוא ראשי תיבות של Customer Relationship Management (בתרגום חופשי: מערכת ניהול קשרי לקוחות) ומטרתה של מערכת שכזו היא לסייע לבית העסק לנהל את לקוחותיו הפונטציאליים והקיימים ביעילות ובקלות.
וכעורך דין מה מומלץ לי לחפש במערכת שכזו?
כדי לחתור למקסום עסקאות מול לקוחות מומלץ לפעול ביעילות ובמהירות תוך שמירה על סדר וארגון. משרדים רבים לעריכת דין רותמים לשם כך איש או סגל אדמיניסטרטיבי המסייעים בניהול המשרד, ניהול רשומות הלקוחות, ניהול המידע, קבלת לקוחות פרונטלית וטלפונית ועוד. עם זאת, מקצועיים ככל שיהיו, אנשי אדמיניסטרציה עדיין זקוקים לכלי עזר ממוחשבים שיסייעו להם בניהול המידע. לרוב נעשה שימוש בתוכנות אופיס ודוא"ל פופולריות, אך אלו עלולים להוביל לפיזור מסוים.
בעזרת מערכת CRM יכולים משרדי עריכת הדין לאגד מגוון רחב של פעולות עסקיות שונות תחת ממשק אחד כשלכל עובד ועובדת יש יוזר משלהם. כפועל יוצא ניתן ליהנות מן היתרונות הבאים:
- משרדי עורכי דין רבים עושים שימוש במספר אפיקי שיווק לקבלת פניות מלקוחות חדשים. בעזרת מערכת לקלידת הפניות, ניתן למיין את הפניות בין הערוצים השונים וכך לזהות את ערוצי השיווק היעילים ביותר בהם יהיה כדאי לשים את הדגש.
- מערכות ממוחשבות אלו מתאפיינות במערכת ניהול משימות המאפשרת ליצור לו"ז מסודר ולהקצות משימות ותזכורות בין עובדי החברה.
- בד בבד ניתן לסנכרן את תיבת הדואר האלקטרוני עם המערכת ובכך להפוך כל מייל חשוב למשימה או תזכורת ולהכניסו תחת ניהול יומני המשתמש.
- בנוסף לכך, ניתן לערוך אינטגרציה עם טלפונים חכמים ובכך להוציא שיחות ישירות מן הממשק בלחיצת כפתור וגם לשלוח SMS ללקוחות.
- משרד עורכי דין הוא בסופו של יום עסק שמבקש להיות רווחי. מערכות אלו מאפשרות לבצע מעקב אחר לקוחות חייבים ולקבל תמונת מצב עדכנית על ההכנסות במבט על או פר לקוח.
האם כל מערכת יכולה להתאים למשרדי עורכי דין?
ישנן מערכות CRM מורכבות יותר ומורכבות פחות. בהתחשב בכך שמדובר במשרד שאיננו בעל אופי טכנולוגי, מומלץ לחפש אחר מערכת אינטואיטיבית וידידותית למשתמש שתאפשר משך הסתגלות קצר ויכולת ניווט טובה שמבוססת על למידה מהירה והיגיון בריא. באמצעות טיפול נכון ומהיר, סדר, ארגון והאחדה של כלל המידע הזורם, תוכלו לייעל את מהלך העבודה שלכם ושל צוות העובדים, להפחית את החששות והדאגות הטבעיים מניהול העסק ולהתמקד במה שחשוב באמת – הלקוח.